Processus d’exécution des commandes : de la réception aux retours

9 juin 2021

Beaucoup de choses doivent arriver pour obtenir des produits physiques tout le chemin du fabricant, à travers un entrepôt, et dans les mains d’un client en ligne.

Ainsi, dans les lignes qui suivent il est question d’examiner chaque étape du processus d’exécution tout au long de la réception, rangement, gestion des commandes, pick and pack, expédition et retours.

1. Réception

Réception de la commande

Réception de la commande

Le processus de réception (ou d’expédition entrante) est exactement ce à quoi il ressemble.

C’est la première partie du processus d’exécution et se produit lorsque vous recevez des marchandises de votre fournisseur, souvent le fabricant ou le distributeur.

Les envois de marchandises sont envoyés à votre entrepôt, généralement par camions.

Les marchandises sont déchargées et votre entrepôt doit ensuite les vérifier et confirmer la réception des articles et des quantités appropriés en fonction de votre facture.

L’inventaire est ensuite inspecté pour déceler et généralement décomposé à partir de grands emballages en unités individuelles. Un système de gestion d’entrepôt (WMS) avec le support de scanner de code à barres est très utile ici.

La numérisation de chaque élément au fur et à mesure qu’il est traité permet d’assurer un décompte précis et vous permet de vérifier les niveaux d’inventaire tout au long.

 

2. Rangement et stockage

Rangement et stockage de commandes

Rangement et stockage de commandes

Après avoir été reçu et vérifié l’envoi, votre inventaire est déplacé vers des palettes ou des étagères dans votre entrepôt.

Le maintien d’éléments identiques ensemble et leur stockage dans des endroits désignés pour chaque SKU accéléreront le processus d’utilisation de cet inventaire.

Si vos produits ont besoin d’être traités avant d’être expédiés, vous pouvez choisir de le faire avant qu’ils ne soient mis de côté.

Cela peut inclure le regroupement d’éléments distincts pour créer un nouveau SKU, ou la création de différentes tailles multipack du même élément.

Un scanner et wms aider ici aussi, en s’assurant que les produits sont combinés correctement et le nouveau nombre d’inventaires se réconcilient correctement avec les éléments originaux.

Créez du temps pour que votre équipe vérifie les marchandises, les mette de côté et repère le nombre d’inventaires.

Si vous utilisez un équipement spécial comme un chariot élévateur, donnez à chaque membre de l’équipe de l’entrepôt une formation sur la façon de l’utiliser et sur la façon de travailler en toute sécurité autour d’elle.

L’utilisation du bon équipement, le stockage des marchandises dans un endroit spécifique pour chaque SKU, et la formation des équipes sur la façon de se déplacer dans votre entrepôt rendra votre processus d’exécution beaucoup plus efficace.

Une fois que vous avez les bases, vous pouvez étendre à des mises en page et des techniques plus avancées.

 

3. Gestion des commandes

Gestion des commandes

Gestion des commandes

La prochaine étape du processus d’exécution se produit généralement dans votre logiciel.

La gestion des commandes relie vos canaux de vente de commerce électronique, tels que les places de marché et les paniers, à votre entrepôt ou à votre partenaire 3PL.

Le résultat est que les commandes confirmées de tous vos canaux de vente sont canalisé dans un seul pipeline.

Un système de gestion des commandes (OMS) supprime la nécessité de télécharger des commandes à partir de plusieurs plates-formes et dans différents formats, améliorant ainsi la vitesse et la précision.

Votre OMS peut aider à définir les priorités et à mettre les commandes en file d’attente en conséquence, par exemple en mettant des commandes accélérées à l’avant de la ligne. La liste des commandes est ensuite envoyée à l’équipe de l’entrepôt.

Avec un système de gestion d’entrepôt (ou parfois combiné avec lui), un OMS aide à maintenir la vitesse d’exécution et la précision, en évitant les erreurs de sélection, les quantités incorrectes et d’autres problèmes qui conduisent à des plaintes des clients et des retours.

 

4. Choisissez et emballez

Choisir et emballer

Choisir et emballer

Lorsqu’une commande est prête à être traiter, elle est remise à votre équipe de cueilleurs – des gens qui choisissent littéralement des articles sur vos étagères.

Les cueilleurs prennent une feuille de commande imprimée, ou utilisent une application mobile, puis trouvent tous les éléments de la liste.

Ensuite, ils apportent tous les éléments pour compléter une commande, ou plusieurs commandes, à une station d’emballage.

Les emballeurs mettent les produits dans des boîtes de taille appropriée, ainsi que des matériaux de protection et toute paperasserie requise.

Ensuite, ils vont tout enregistrer et soit imprimer des étiquettes d’expédition ou ajouter des étiquettes de code à barres de commande afin que l’expédition correcte peut être ajoutée à l’étape suivante.

Les colis terminés sont apportés aux stations d’expédition ou directement aux dockers de chargement, ou empilés dans des cages pour être déplacés en vrac à un moment ultérieur.

Encore une fois, le logiciel rend le processus d’exécution beaucoup plus gérable. Les systèmes de gestion d’entrepôt peuvent livrer des feuilles de commande aux cueilleurs individuels afin de maximiser leur efficacité.

Ceci est particulièrement utile pour regrouper les commandes de produits dans les endroits voisins, et pour espacer le travail qui nécessite des équipements comme des chariots élévateurs ou de grands chariots.

Il aide le personnel à réduire au minimum les distances de marche et à éviter d’attendre d’utiliser l’équipement qui est en quantité limitée.

Un WMS qui inclut le support de numérisation de code à barres améliore considérablement la précision, parce que chaque élément peut être scanné quand il est choisi et encore quand il est emballé.

Cela sert de liste de contrôle pour s’assurer que les commandes sont complètes et que les produits ne sont pas échangés entre les commandes.

 

5. Livraison

Livraison des commandes

Livraison des commandes

Votre entrepôt peut avoir des stations d’expédition séparées, ou les stations d’emballage peuvent avoir la possibilité d’obtenir des commandes prêtes à expédier.

Quoi qu’il en soit, l’étape suivante consiste à mesurer et peser chaque colis, puis acheter une étiquette d’expédition afin qu’il puisse être livré au client final.

Si vous utilisez un logiciel pour acheter de l’expédition auprès de vos transporteurs sélectionnés, vous pouvez le configurer pour choisir automatiquement la meilleure option d’expédition pour répondre aux exigences de livraison tout en minimisant les coûts.

La vérification du poids dimensionnel et du poids réel pour les colis facilite également l’enregistrement de l’expédition.

Les outils de gestion des commandes envoient toutes les informations requises aux systèmes de votre transporteur, achètent l’expédition et impriment l’étiquette pour chaque commande.

Si votre OMS est intégrée à vos canaux de vente, elle peut également envoyer des informations de suivi sur le marché ou le panier d’achat d’où provient la commande, ou en informer directement le client dès que la commande est expédiée.

Vous pouvez également utiliser un OMS pour surveiller l’évolution de vos envois et configurer des alertes pour tout retard ou tout autre problème, de sorte que le personnel du service à la clientèle a toutes les informations dont il a besoin à portée de main.

La dernière étape est que tous les paquets soient empilés dans des cages prêtes à être collectionnées par le transporteur maritime (ou les transporteurs) que vous utilisez.

Un manifeste imprimé ou électronique peut être nécessaire, de sorte que le transporteur sait quels colis sont inclus.

Ceci est généralement généré par votre OMS ou un logiciel d’expédition. Le transporteur vient ensuite chercher les paquets et, tout étant bien, le processus d’accomplissement est terminé.

 

6. Retour de commande

Retour des commandes

Retour des commandes

 

Si vous vendez sur des marchés comme Amazon et eBay, vous devrez suivre les règles qu’ils stipulent pour les retours.

Les services à la clientèle et les équipes d’entrepôts ont besoin d’une formation sur les types de retours et d’échanges acceptés. Cela peut signifier que l’emballage n’a pas été ouvert et que les étiquettes d’origine sont toujours sur l’article.

Lorsqu’une commande est retournée, vous vous déplacez dans une zone appelée « logistique inverse ». Cela couvre le processus qui commence lorsque le client demande à retourner une commande.

À partir de là, les marchandises retournées doivent être reçues et traitées. Lorsque le retour est reçu, le personnel de l’entrepôt devra vérifier que le bon produit est inclus et qu’il est dans l’état que vous attendiez.

Après avoir inspecté le retour, tant que tout est comme prévu, un remboursement peut être envoyé. Les échanges de produits suivent les mêmes étapes, sauf que vous devrez également expédier une nouvelle commande après le traitement du retour.

Il peut être facile de ne pas tenir compte du nombre de stocks dans le processus de traitement des retours. Si quelqu’un retourne un produit et que vous décidez qu’il peut être revendu, il doit être stocké au bon endroit dans l’entrepôt et le nombre d’inventaire mis à jour.

Cela permet d’éviter de réorganiser les produits que vous avez réellement en stock.

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